โดยทั่วๆไป การมอบหมายงานมีอยู่ 3 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. ตัดสินใจว่าเราจะมอบหมายงานอะไร

2. เลือกบุคคลทีจะมอบหมายงาน

3. ติดตามความก้าวหน้าของงานที่เราได้มอบหมายไปแล้ว

หากจะพิจารณาให้ละเอียด จะแบ่งได้อีก 8 ขั้นตอน ดังนี้

1. เลือกบุคคลที่มีความสามารถที่จะทำงาน โดยพิจารณา ความรู้ ความสามารถ ทักษะ ลักษณะนิสัย และความสนใจ

2. แน่ใจว่าคนที่เราเลือกเข้าใจว่าเราคาดหวังอะไรจากเค้า ผู้รับมอบควรจะเห็นเป้าหมายชัดเจน ว่าเราต้องการอะไรจากเค้า

3. ให้เค้าเชื่อว่าเราเชื่อมั่นว่าเค้ามีความสามารถที่จะทำงานให้สำเร็จ

4. ตกลงเกี่ยวกับเวลาที่ควรจะทำงานเสร็จ การที่เค้าทราบวันเวลาที่จะทำงานเสร็จจะช่วยให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายงานได้มีการวางแผนในการทำงาน

5. ส่งเสริมให้เค้ามีความผูกพันกับงานที่ทำ

6. บอกกล่าว นัดแนะถึงเวลาที่จะติดตามผลงาน

7. ปล่อยให้เค้าทำงาน อย่าไปทำแทนเค้า ให้เรายอมรับว่างานทุกงานมีโอกาสผิดพลาดได้ ถ้าเค้าทำงานผิดพลาด เราควรจะหาทางช่วยให้เค้าทำงานได้สำเร็จ ไม่ควรดึงเอางานนั้นมาทำเสียเอง การที่เราดึงงานมาทำเอง ทำให้เค้าขาดโอกาสที่จะพัฒนาตนเอง รวมถึงให้อิสระในการทำงาน เพื่อให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์

8. ให้รางวัลเมือเค้าทำงานสำเร็จ พฤติกรรมการทำงานของบุคคลจะฝังแน่นและคงทนเมื่อได้รับรางวัลจากการทำงานที่สำเร็จ รางวัลที่ให้อาจจะเป็นการขอบคุณ ยกย่อง ชมเชยก็ได้

หลักการจัดสรรเวลา

คนเราแต่ละคนมีความคิดหลากหลายในการตัดสินใจว่าวันนี้จะทำอะไร หน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งคือการจัดสรรเวลาให้กับตนเอง และการควบคุมเวลาของตน โดยทั่วๆไปคนเรามักจะจัดสรรเวลาเพื่อทำงานของตนตามหลักเกณฑ์ตัวอย่าง ดังนี้

1. เราจะทำสิ่งที่เราชอบก่อน สิ่งที่เราไม่ชอบ
2. เราจะทำของง่ายๆก่อน ทำของยาก
3. เราจะทำสิ่งที่เรารู้กระบวนการทำงานก่อน สิ่งที่เราไม่รู้กระบวนการทำงาน
4. เราจะทำสิ่งที่เราใช้เวลาน้อยก่อน สิ่งที่เราต้องใช้เวลามาก
5. เราจะทำสิ่งที่มีงาน มีอุปกรณ์หรือเครื่องมือพร้อมก่อน
6. เรามักจะทำเรื่องเร่งด่วน ก่อนเรื่องที่มีความสำคัญ
7. เรามักจะรอจนเกือบจะหมดเวลาแล้วจึงเร่งลงมือทำ
8. เราจะทำบนเงื่อนไขที่ว่า ใครเป็นคนสั่ง หรือใครเป็นคนต้องการให้เราทำ
9. เราพร้อมที่จะทำเรื่องฉุกเฉิน หรือเรื่องที่เป็นวิกฤต
10. เรามักทำตามคิวงานที่มาถึงเราก่อน
หากเราตัดสินใจจัดสรรงานตามหลักข้างต้น แสดงว่าเราไม่ได้วางแผนการใช้เวลา ไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงาน ไม่ได้จำแนกว่างานใดต้องทำ งานใดไม่ต้องทำ หรืองานใดควรทำ หรืองานใดที่ไม่ควรทำ

ดังนั้น เราจึงจำเป็นต้องจัดสรรเวลาอย่างเป็นระบบโดยที่ให้เวลามากกับงานสำคัญ มีการวางแผน ควบคุมให้เป็นไปตามแผน

นามบัตร หรือ Business Card เสมิอนเป็นตัวแทนของคุณ ดังนั้น การเลือกใช้นามบัตร การส่งมอบนามบัตร และการปฎิบัติตัวหลังได้รับนามบัตรมา ถือเป็นเรื่องสำคัญมาก เมื่อเรามอบนามบัตรให้กับใคร พึงระลึกไว้เสมอว่า เรามีความรับผิดชอบ ต่อหน่วยงานที่เราสังกัดอยู่ด้วย
เนียร์ได้มีโอกาสไปพบปะลูกค้า, พูดคุยกับ vendor, พบเจอเพื่อนฝูง รวมถึงโอกาสทางการค้าต่างๆ และได้เรียนรู้การใช้นามบัตรอย่างถูกต้อง จากผู้ใหญ่ ผู้รู้ จากประสบการณ์จริง วันนี้จะมาเล่าให้ฟังว่า มารยาทในการใช้นามบัตร นั้นมีอะไรบ้าง

นามบัตร ส่วนตัว

นามบัตรที่ดี
1. ตัวหนังสืออ่านง่าย โดยเฉพาะ ชื่อ นามสกุล ชื่อหน่วยงาน มีเบอร์โทรติดต่อ และ e-mail หลักสำคัญคือต้องไม่มีตัวอักษรใดอ่านยาก กำกวม หรือ พิมพ์ผิด
สำหรับ ชื่อเล่น นั้น จะมีหรือไม่มีก็ได้ หากชื่อภาษาไทยของเราอ่านยาก ต้องมีภาษาอังกฤษด้วย เพื่อผู้รับจะได้อ่านชื่อเราได้ถูก

2. มีรูปแบบที่เรียบง่าย จะต้องไม่ดูเลอะเทอะ จนทำให้ดูเหมือนของไม่มีค่า ไม่น่าอ่าน ไม่น่าเก็บรักษา

3. ใบใหม่ มีความสะอาด เรียบร้อย ไม่มีรอยเปื้อน หรือมุมงอหรือพับ การใช้นามบัตรเก่าหรือเบอร์โทรศัพท์ที่ไม่เป็นปัจจุบัน แสดงให้เห็นว่าผู้ให้ไม่ค่อยได้ใช้ และแสดงความไม่ประทับใจให้กับผู้รับอีกด้วย

4. มีขนาดมาตรฐาน ในบางกรณี หากทำธุรกิจเกี่ยวกับการออกแบบ หรืองานศิลปะ อาจจะเป็นรูปทรงที่สี่อความหมายถึงหน้าที่งาน หรือ อาชีพ ได้ด้วย เช่น ช่างภาพ อาจจะ di-cut นามบัตร ออกมาเป็นรูปกล้อง หรือรูปFilm เป็นต้น

สำหรับนามบัตรส่วนตัว ไม่ควรจะมีชื่อของบริษัท ตำแหน่ง หรือ เบอร์โทรศัพท์ของบริษัท ควรจะแยกแยะเรื่องงาน เรื่องส่วนตัวออกจากกัน อีกทั้งจะได้ไม่มีโทรศัพท์ส่วนตัวมาโทรมารบกวนที่ทำงานด้วย

การมอบนามบัตร และการปฏิบัติตน

1. โดยมากผู้ที่เป็นเด็กจะต้องเป็นฝ่ายมอบให้กับผู้ใหญ่ เมื่อผู้ใหญ่ได้รับนามบัตรแล้ว จะหยิบของตนยี่นให้กลับไป
2. เมื่อไปหาบริษัทอื่น ผู้ไปจะต้องเป็นฝ่ายยื่นให้ เพื่อเป็นการแทนความหมายว่า “ขออภัยที่มารบกวนเวลาของคุณ”
3. เมื่อหานามบัตรไม่เจอไม่ต้องรีบร้อน ลุกลน ให้บอกชื่อของตนเอง และตำแหน่งช้าๆ อย่างชัดเจน หลังจบการสนทนาให้บอกเบอร์โทรศัพท์สำหรับติดต่องานไว้ด้วย
4. หากนามบัตรหมด ต้องไม่ลืมนำไปด้วยในครั้งหน้า อย่างเด็ดขาด
5. ควรจะมีกระเป๋าใส่นามบัตร โดยเฉพาะ
6. มอบนามบัตรให้ด้วยความรู้สึกที่ดี และหากนั่งอยู่ ต้องลุกขึ้นยืนก่อน
7. หากต้องมอบนามบัตรให้ทีละหลายคน ให้มอบให้คนที่อาวุโสที่สุดก่อน
8. เก็บรักษานามบัตรที่ได้รับมาอย่างสุภาพ กวาดตาดูชื่อ ตำแหน่ง และจำให้ได้ และเก็บใส่ซองนามบัตร
หากยังจำชื่อไม่ได้ อาจจะวางไว้ที่โต๊ะก่อนและชำเลืองดูระหว่างสนทนา พยายามเรียงนามบัตร ตามที่นั่งของผู้ให้ จะได้ไม่สับสน
9. พยายามบันทึกวันที่และเวลาที่ได้พบปะไว้หลังนามบัตร กันลืม อาจจะจดลักษณะเด่นของผู้ให้ ไว้ด้วย

ขอออกตัวก่อนนะคะ มารยาทข้างต้น เป็น comment ที่เกิดจากการสังเกต การอ่าน การบอกเล่าจากนักธุรกิจ ไม่ใช่เป็นหลักตายตัวใดๆทั้งสิ้นนะคะ
ในโอกาสหน้าจะมาเขียนเรื่อง การทักทาย การจับมือ และภาษาท่าทางค่ะ